GEREZ VOTRE TEMPS ET GAGNEZ EN SERENITE
Nous vivons dans une époque où tout va vite, et pour certains d’entre nous, les plus sensible à la notion de temps, plus que trop vite.
Conséquence, des difficultés à gérer nos priorités, notre temps, notre efficacité à se concentrer sur nos dossiers, à tenir les délais que tout le monde veut de plus en plus serrés.
C’est pourquoi je vous propose 3 outils simples à découvrir, à tester ou à redécouvrir !
1er outil : La routine. Soyez prêts à faire de votre gestion du temps et de votre organisation une routine. (La théorie des routines fut créée par Sidney G. Winter et Richard R. Nelson dans un contexte évolutionniste de l'organisation et veut que la répétition crée l’acquisition de réflexe et donc d’efficacité)
Que faire concrètement : accordez-vous 10 à 15 minutes en fin de journée pour ranger votre bureau et pour planifier et préparer votre journée du lendemain. Cela doit faire partie de votre routine quotidienne. Pour ça, utilisez :
-un agenda pour visualiser vos réunions et rendez-vous ;
-une liste entre 3 et 5 tâches que vous pourrez ensuite planifier en fonction des plages horaires encore disponibles ;
-un porte-document/un trieur qui vous permettra de préparer les documents papier et l’information dont vous aurez besoin lors de vos rendez-vous. Gain de temps et d’efficacité assuré !
Résultats :
Vous vous concentrez tout de suite sur vos réelles priorités avant même d’être happé par votre boîte mail.
La planification est un excellent moyen d’être proactif et non réactif.
Vous évitez de vous disperser pour vous concentrer sur l’essentiel.
2ème outil : Vider votre esprit pour vous permettre de mieux gérer vos efforts - votre énergie et donc votre stress et votre efficacité.
Que faire concrètement : notez sur un carnet, sur un tableau, ou un support électronique et sans censure :
-vos idées
-les sujets qui vous préoccupent
-les choses à faire
-les rendez-vous à ne pas oublier
-des mots clés
Résultats :
En écrivant, vous libérez votre cerveau et récupérez de l’énergie pour autre chose et notamment pour évaluer, trier, éliminer, prioriser vos écrits dans un deuxième temps.
Et mieux encore, écrire serait aussi un moyen pour mettre votre cerveau en garde et lui dire « C’est assez important pour être écrit.” Votre cerveau désormais alerté pourrait mettre en place des ressources visant à résoudre le problème, au lieu de s’inquiéter ou de se souvenir de la chose importante qui vous inquiète. Cela soulage une grande partie de la pression cognitive.
Dans ma famille on appelle ça faire de la « distribution cognitive ». Tout le monde a adopté cette pratique, les grands comme les petits. Connue de tous et reconnue pour son efficacité, cette technique permet de libérer notre cerveau et de gagner en sérénité.
3ème outil : Le pomodoro. Développez votre concentration, votre capacité à vous mettre en action, bref votre capacité à lutter contre la procrastination. C’est un des ressorts de notre efficacité.
Que faire concrètement : utiliser une minuterie manuelle (minuteur de cuisine) ou la sonnerie de votre téléphone pour diviser le travail en intervalles. La sonnerie annonce une pause !
La technique de base se présente sous la forme d’étapes :
- Décidez de la tâche à accomplir
- Réglez la minuterie pomodoro (traditionnellement à 25 minutes).
- Travailler sur la tâche jusqu’à ce que la minuterie sonne. Si une distraction apparaît dans votre tête, écrivez-là, mais revenez immédiatement sur la tâche.
- A la fin du timer, prenez une pause obligatoire de 3 à 5 minutes.
- Si nécessaire,réglez de nouveau votre pomodoro sur 25 minutes et poursuivez votre tâche
- Après un cycle de 4 pomodori, prenez une pause plus longue de 15-30 minutes
Lorsque vous êtes interrompu pendant un pomodoro, l’autre activité sauf s’il s’agit d’une urgence doit être enregistrée et reportée.
Résultats :
Pour Francesco Cirillo le créateur de cette technique, l’action physique d’utilisation de la minuterie confirme la détermination de l’utilisateur à lancer la tâche et le désir de la terminer.
J’ai testé cette technique avec mon fils de 11 ans. Nous réglons la durée du pomodoro en fonction des devoirs à faire. Cela a transformé sa manière de travailler et son regard sur les devoirs !
Pour finir, rappelez-vous les règles simples pour gagner du temps et être plus efficace :
-Informez de votre indisponibilité pour éviter les interruptions et pouvoir vous concentrer sur le travail à faire.
-Terminez idéalement tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train).
-Pensez à la délégation
-Faites des pauses puisque nous ne sommes pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières
-Ménagez-vous des plages de sécurité pour les imprévus
-Pour transmettre une information simple, au lieu d’écrire un mail, décrochez votre téléphone ou déplacez-vous
-Groupez vos appels téléphoniques
-Ne vous laissez pas envahir par les autres. Posez vos limites, apprenez à dire non, négociez les délais
-Evitez le multitasking, efficace sous certaines conditions uniquement
